Registro sub-responsabili, localizzazioni e trasferimenti

Preambolo, natura ed efficacia del documento

Niltech Europe S.r.l., con sede legale in Via Calmaggiore 5, 31100 Treviso (TV), Italia, P. IVA IT 05614380268 (di seguito «Niltech»), adotta il presente documento al fine di rendere visibili i fornitori materiali e descrivere il processo controllato con cui sono approvati localizzazioni, subfornitura e trasferimenti.

Il documento è un atto societario di trasparenza e accountability. Non costituisce certificazione di terza parte, parere legale destinato a soggetti diversi dalla società, garanzia assoluta di sicurezza o dichiarazione generalizzata di conformità; gli impegni contrattuali derivano esclusivamente dagli accordi applicabili.

Il registro costituisce l’informativa pubblica di sintesi prevista dal processo di autorizzazione dei sub-responsabili e deve essere letto con gli articoli 28, 44 e seguenti GDPR, con le clausole contrattuali tipo applicabili e con la valutazione del trasferimento conservata nel fascicolo di due diligence.

Ambito soggettivo e oggettivo

Il perimetro oggettivo comprende Andrea AI, le relative interfacce pubbliche e i trattamenti strettamente connessi alle funzionalità descritte. Il sito commerciale e la libreria documentale sono pubblicati su andreaaiagent.com e utilizzano infrastruttura Bluehost, MySQL e il trasporto di posta del server. L’applicazione è resa disponibile sul distinto dominio andreaai.net mediante infrastruttura Hetzner; Pinecone, Cloudflare, OpenAI e Google Gemini intervengono nei limiti delle funzioni e degli accordi applicabili.

Le operazioni considerate riguardano acquisizione e analisi di documenti e immagini, supporto alla lettura di polizze, stime e bozze di relazione, organizzazione del fascicolo e indicatori ESG solo quando fondati su dati verificabili. Le categorie di informazioni potenzialmente interessate sono: dati di contatto e prospect sul sito; nell’applicazione, dati di pratica, documenti, immagini, note, metadati tecnici e output assistiti dall’IA secondo configurazione e contratto. L’effettivo ruolo privacy, il titolo giuridico e l’ampiezza del trattamento dipendono dal rapporto contrattuale e dalle istruzioni lecite del soggetto che determina finalità e mezzi essenziali.

Definizioni e criteri interpretativi

• «Servizio»: l’insieme delle funzionalità di Andrea AI rese disponibili in base al contratto.
• «Cliente»: la persona giuridica o il professionista che conclude il contratto con Niltech.
• «Utente autorizzato»: la persona fisica abilitata dal Cliente a utilizzare il Servizio sotto la sua responsabilità.
• «Dati del Cliente»: dati, documenti, immagini, istruzioni e ogni altro contenuto conferito o generato per conto del Cliente.
• «Output assistito»: risultato elaborato mediante regole automatizzate o componenti di intelligenza artificiale, soggetto ai controlli indicati.
• «Fornitore ulteriore»: soggetto terzo che presta a Niltech un servizio tecnico rilevante per il perimetro documentato.
• «Incidente»: evento che compromette o può compromettere riservatezza, integrità, disponibilità, autenticità o resilienza.
• «Giorno lavorativo»: ogni giorno diverso da sabato, domenica o festività nazionale italiana.

Obblighi e presidi specifici

1. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a identificare l'entità giuridica contraente e la funzione effettiva. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

2. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a mappare dati, interessati, accessi, supporto e flussi successivi. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

3. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a verificare DPA, localizzazioni contrattuali e sub-responsabili. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

4. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a valutare base di trasferimento, TIA e misure supplementari. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

5. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a prevedere notifica delle modifiche e gestione delle obiezioni. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

6. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a pianificare portabilità, cessazione e cancellazione verificata. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

Registro pubblico

Componenti rilevanti per il perimetro: Bluehost, Hetzner, Pinecone, Cloudflare, OpenAI, Google Gemini, MySQL, Exim/sendmail.

Il perimetro documentato comprende il sito commerciale, la libreria pubblica e, per quanto espressamente indicato, i trattamenti connessi all’applicazione.

Informazioni controllate

Per ogni fornitore il registro riservato conserva entità, servizio, dati, finalità, localizzazione contrattuale, subfornitura, DPA, base di trasferimento, misure supplementari, owner, riesame e decisione.

Trasferimenti

Una sede europea del server non prova che supporto, telemetria o servizi IA restino nel SEE. Le conclusioni seguono contratti e valutazione del trasferimento aggiornati.

Modifiche

Modifiche materiali sono valutate prima dell’uso e comunicate secondo contratto. Il cliente può presentare obiezioni motivate nei termini applicabili.

Criteri del registro pubblico

Il registro distingue il fornitore contrattuale, il servizio, la funzione, il possibile accesso ai dati, il ruolo privacy, i paesi di trattamento o accesso risultanti dalle condizioni vigenti, lo strumento di trasferimento e la data di verifica. Un componente eseguito nell’ambiente di Niltech non diviene sub-responsabile soltanto perché è software di terzi; un fornitore con possibile accesso non cessa di esserlo perché il dato è cifrato in transito.

Per Andrea AI i nomi elencati identificano dipendenze da sottoporre a qualifica, non attestano una specifica regione, certificazione o periodo di conservazione. Tali proprietà sono riportate solo se provate da ordine, configurazione o documento contrattuale applicabile.

Diligenza, variazioni e trasferimenti

La due diligence considera sicurezza, continuità, riservatezza, catena dei subfornitori, assistenza ai diritti, cancellazione, incidenti e trasferimenti. Le dichiarazioni commerciali del fornitore non sono equiparate a controllo verificato. Il fascicolo conserva DPA, condizioni, elenco subfornitori, SCC o decisione di adeguatezza, TIA ove necessaria e decisione di approvazione.

Le modifiche materiali sono valutate prima dell’efficacia quando il contratto lo consente. L’opposizione del Cliente deve essere circostanziata; Niltech valuta alternativa, mitigazione o cessazione della funzione. Il registro pubblico non sostituisce la notifica prevista nel DPA.

Ripartizione delle responsabilità e limiti di affidamento

Il Cliente garantisce, per quanto di propria competenza, la liceità dei dati e delle istruzioni conferite, l’abilitazione degli utenti, l’adeguatezza delle basi giuridiche e delle informative, nonché la verifica professionale degli output. Niltech resta responsabile delle attività direttamente poste sotto il proprio controllo e non assume le funzioni regolamentari, deontologiche o decisionali proprie del Cliente.

Gli output di Andrea AI hanno natura ausiliaria. Salvo patto espresso e le norme inderogabili, essi non costituiscono parere legale, perizia, decisione assicurativa, determinazione di responsabilità, valutazione creditizia o altro atto riservato. Il destinatario deve esaminare fonti, completezza, coerenza e conseguenze prima di utilizzarli.

Nessuna clausola limita responsabilità che non possa essere esclusa per legge. Fuori da tali ipotesi, imputazione, rimedi, limiti e criteri di quantificazione seguono il contratto applicabile, tenuto conto del concorso del danneggiato, dell’obbligo di mitigazione e della prevedibilità del danno secondo la legge regolatrice.

Prova, riesame, richieste e legge applicabile

Ogni affermazione materiale deve poter essere ricondotta a un contratto, una configurazione approvata, un registro, un verbale, un test, un log o altra evidenza attendibile. Dichiarazioni del fornitore e controlli propri di Niltech sono mantenuti distinti. L’assenza di incidenti non prova, da sola, l’efficacia di una misura.

Le revisioni sono datate, motivate e approvate. Una revisione successiva non modifica retroattivamente i fatti o gli impegni applicabili a periodi precedenti. Le copie pubblicate sono identificate mediante codice, data e impronta crittografica; tali elementi provano l’integrità della copia, non l’efficacia sostanziale dei controlli descritti.

Segnalazioni, richieste di chiarimento, esercizio di diritti e contestazioni possono essere inviati a info@nil-tech.net. Niltech verifica l’identità e la legittimazione quando necessario, registra la richiesta, risponde nei termini applicabili e comunica eventuali proroghe o dinieghi motivati.

Salvo diversa disposizione inderogabile o pattuizione scritta, la legge italiana disciplina l’interpretazione del documento. La versione italiana costituisce il testo di riferimento; la traduzione inglese è fornita per agevolare la consultazione.

Fonti ufficiali

• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
• Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 — Clausole contrattuali tipo
• EDPB — Raccomandazioni 01/2020 sulle misure supplementari per i trasferimenti