Politica per un’intelligenza artificiale responsabile e trasparenza AI Act

Uso previsto, trasparenza, alfabetizzazione e governo degli output IA.

Codice: AND-PUB-13-IT
Edizione documentale: Edizione del 29 luglio 2026
In vigore dal: 2026-07-29
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Preambolo, natura ed efficacia del documento

Niltech Europe S.r.l., con sede legale in Via Calmaggiore 5, 31100 Treviso (TV), Italia, P. IVA IT 05614380268 (di seguito «Niltech»), adotta il presente documento al fine di definire principi e controlli per un uso dell'IA lecito, trasparente, proporzionato, sorvegliabile e coerente con il caso d'uso.

Il documento è un atto societario di trasparenza e accountability. Non costituisce certificazione di terza parte, parere legale destinato a soggetti diversi dalla società, garanzia assoluta di sicurezza o dichiarazione generalizzata di conformità; gli impegni contrattuali derivano esclusivamente dagli accordi applicabili.

La politica applica un approccio fondato sul rischio e sui diritti fondamentali, coerente con il Regolamento (UE) 2024/1689. Ruolo nella catena del valore, classificazione e obblighi sono determinati con riferimento al singolo sistema e al relativo uso previsto, senza classificazioni generalizzate.

Ambito soggettivo e oggettivo

Il perimetro oggettivo comprende Andrea AI, le relative interfacce pubbliche e i trattamenti strettamente connessi alle funzionalità descritte. Il sito commerciale e la libreria documentale sono pubblicati su andreaaiagent.com e utilizzano infrastruttura Bluehost, MySQL e il trasporto di posta del server. L’applicazione è resa disponibile sul distinto dominio andreaai.net mediante infrastruttura Hetzner; Pinecone, Cloudflare, OpenAI e Google Gemini intervengono nei limiti delle funzioni e degli accordi applicabili.

Le operazioni considerate riguardano acquisizione e analisi di documenti e immagini, supporto alla lettura di polizze, stime e bozze di relazione, organizzazione del fascicolo e indicatori ESG solo quando fondati su dati verificabili. Le categorie di informazioni potenzialmente interessate sono: dati di contatto e prospect sul sito; nell’applicazione, dati di pratica, documenti, immagini, note, metadati tecnici e output assistiti dall’IA secondo configurazione e contratto. L’effettivo ruolo privacy, il titolo giuridico e l’ampiezza del trattamento dipendono dal rapporto contrattuale e dalle istruzioni lecite del soggetto che determina finalità e mezzi essenziali.

Definizioni e criteri interpretativi

«Servizio»: l’insieme delle funzionalità di Andrea AI rese disponibili in base al contratto.
«Cliente»: la persona giuridica o il professionista che conclude il contratto con Niltech.
«Utente autorizzato»: la persona fisica abilitata dal Cliente a utilizzare il Servizio sotto la sua responsabilità.
«Dati del Cliente»: dati, documenti, immagini, istruzioni e ogni altro contenuto conferito o generato per conto del Cliente.
«Output assistito»: risultato elaborato mediante regole automatizzate o componenti di intelligenza artificiale, soggetto ai controlli indicati.
«Fornitore ulteriore»: soggetto terzo che presta a Niltech un servizio tecnico rilevante per il perimetro documentato.
«Incidente»: evento che compromette o può compromettere riservatezza, integrità, disponibilità, autenticità o resilienza.
«Giorno lavorativo»: ogni giorno diverso da sabato, domenica o festività nazionale italiana.

Obblighi e presidi specifici

1. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a inventariare sistemi, modelli, provider, revisioni documentali e owner. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

2. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a valutare uso previsto, uso improprio, persone esposte e impatti. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

3. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a limitare dati e prompt e prevenire divulgazioni non necessarie. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

4. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a informare utenti su natura assistita, capacità e limitazioni. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

5. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a rendere possibile verifica, override, stop ed escalation. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

6. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a monitorare qualità, bias, incidenti e cambiamenti materiali. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

Uso dell’IA

Gli output sono supporto informativo e possono essere incompleti o errati. Il professionista deve verificare fonti, contesto, stime e conclusioni prima di qualsiasi uso con effetti su persone o pratiche.

Trasparenza

Gli utenti devono sapere quando interagiscono con funzioni IA o ricevono contenuti assistiti. Output destinati a comunicazione esterna devono essere verificati e identificati quando la legge o il contesto lo richiedono.

Governance

inventario di sistemi, modelli, ruoli, revisioni documentali e finalità
classificazione d’uso e rischio basata sul contesto, non sul solo prodotto
valutazione di dati, accuratezza, robustezza, sicurezza e diritti
alfabetizzazione IA e istruzioni per gli operatori
monitoraggio, incidenti, reclami e riesame

Stato normativo

L’applicabilità concreta dipende dal ruolo di Niltech, dal cliente, dal settore, dall’uso previsto, dalle categorie di dati e dalla configurazione. Le conclusioni sono riesaminate quando cambia uno di questi elementi.

Non è attribuita una classe di rischio definitiva senza esame dello specifico uso del cliente e delle modifiche normative applicabili.

Ruolo nella catena del valore e classificazione

La qualifica di fornitore, deployer, importatore o distributore ai sensi dell’AI Act è determinata per ciascun sistema e caso d’uso, considerando chi sviluppa o fa sviluppare, immette sul mercato con il proprio nome, modifica sostanzialmente o determina la finalità. L’uso di un modello di terzi non rende automaticamente Niltech mero deployer né automaticamente fornitore del modello generale.

L’uso descritto non coincide, per il solo fatto di riguardare pratiche assicurative, con il caso ad alto rischio dell’allegato III relativo alla valutazione del rischio e alla determinazione dei prezzi nell’assicurazione vita e malattia delle persone fisiche. Un impiego per tale finalità, per selezione, pricing o altra decisione che incida significativamente sulla persona costituisce mutamento del caso d’uso e richiede una nuova qualificazione prima dell’attivazione.

La classificazione è riaperta quando cambiano finalità prevista, utenti, persone incise, modello, dati, grado di autonomia, integrazione in un prodotto regolato o uso da parte di un’autorità. Non sono utilizzate etichette generiche come “rischio limitato” quale conclusione definitiva.

Trasparenza, alfabetizzazione e contenuti generati

Niltech adotta misure per sostenere l’alfabetizzazione in materia di IA del personale e delle persone che operano i sistemi per suo conto, calibrate su conoscenze, esperienza, contesto e soggetti incisi. L’articolo 4, come modificato dal Regolamento (UE) 2026/1744, non impone di garantire a ciascuna persona uno specifico livello, ma richiede misure effettive e dimostrabili.

Dal 2 agosto 2026 l’articolo 50 richiede, nei casi applicabili, informazione chiara quando una persona interagisce direttamente con un sistema IA e marcatura rilevabile dei contenuti sintetici; i deployer devono inoltre etichettare deepfake e taluni testi di interesse pubblico non sottoposti a revisione umana o controllo editoriale. La modalità concreta tiene conto delle linee guida della Commissione del luglio 2026 e non è sostituita da una clausola nascosta nei termini.

I sistemi che generano contenuti sintetici e sono stati immessi sul mercato prima del 2 agosto 2026 beneficiano, per l’obbligo di marcatura dell’articolo 50, paragrafo 2, del termine transitorio previsto al 2 dicembre 2026. Tale termine non sospende gli altri obblighi applicabili.

Principi di impiego

finalità determinata, dati pertinenti, provenienza verificabile e divieto di pratiche vietate
informazione comprensibile su natura dell’assistenza, limiti e controllo umano
test proporzionati su accuratezza, robustezza, bias, sicurezza e usi impropri ragionevolmente prevedibili
possibilità effettiva di contestare, correggere, ignorare, sospendere ed escalare l’output

Ripartizione delle responsabilità e limiti di affidamento

Il Cliente garantisce, per quanto di propria competenza, la liceità dei dati e delle istruzioni conferite, l’abilitazione degli utenti, l’adeguatezza delle basi giuridiche e delle informative, nonché la verifica professionale degli output. Niltech resta responsabile delle attività direttamente poste sotto il proprio controllo e non assume le funzioni regolamentari, deontologiche o decisionali proprie del Cliente.

Gli output di Andrea AI hanno natura ausiliaria. Salvo patto espresso e le norme inderogabili, essi non costituiscono parere legale, perizia, decisione assicurativa, determinazione di responsabilità, valutazione creditizia o altro atto riservato. Il destinatario deve esaminare fonti, completezza, coerenza e conseguenze prima di utilizzarli.

Nessuna clausola limita responsabilità che non possa essere esclusa per legge. Fuori da tali ipotesi, imputazione, rimedi, limiti e criteri di quantificazione seguono il contratto applicabile, tenuto conto del concorso del danneggiato, dell’obbligo di mitigazione e della prevedibilità del danno secondo la legge regolatrice.

Prova, riesame, richieste e legge applicabile

Ogni affermazione materiale deve poter essere ricondotta a un contratto, una configurazione approvata, un registro, un verbale, un test, un log o altra evidenza attendibile. Dichiarazioni del fornitore e controlli propri di Niltech sono mantenuti distinti. L’assenza di incidenti non prova, da sola, l’efficacia di una misura.

Le revisioni sono datate, motivate e approvate. Una revisione successiva non modifica retroattivamente i fatti o gli impegni applicabili a periodi precedenti. Le copie pubblicate sono identificate mediante codice, data e impronta crittografica; tali elementi provano l’integrità della copia, non l’efficacia sostanziale dei controlli descritti.

Segnalazioni, richieste di chiarimento, esercizio di diritti e contestazioni possono essere inviati a info@nil-tech.net. Niltech verifica l’identità e la legittimazione quando necessario, registra la richiesta, risponde nei termini applicabili e comunica eventuali proroghe o dinieghi motivati.

Salvo diversa disposizione inderogabile o pattuizione scritta, la legge italiana disciplina l’interpretazione del documento. La versione italiana costituisce il testo di riferimento; la traduzione inglese è fornita per agevolare la consultazione.