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Preambolo, natura ed efficacia del documento

Niltech Europe S.r.l., con sede legale in Via Calmaggiore 5, 31100 Treviso (TV), Italia, P. IVA IT 05614380268 (di seguito «Niltech»), adotta il presente documento al fine di rendere conoscibili le tecnologie di memorizzazione o accesso presenti su sito e applicazione, la loro durata, finalità e base di utilizzo.

Il presente documento costituisce informativa resa agli interessati. Il consenso non è richiesto per i trattamenti fondati su un diverso presupposto di liceità; ove il consenso sia necessario, esso è richiesto separatamente, con modalità libere, specifiche, informate e revocabili.

La disciplina è fondata sull’articolo 122 del Codice in materia di protezione dei dati personali, sulla direttiva 2002/58/CE, sugli articoli 4, 7, 12 e 13 GDPR e sulle Linee guida del Garante del 10 giugno 2021 in materia di cookie e altri strumenti di tracciamento.

Ambito soggettivo e oggettivo

Il perimetro oggettivo comprende Andrea AI, le relative interfacce pubbliche e i trattamenti strettamente connessi alle funzionalità descritte. Il sito commerciale e la libreria documentale sono pubblicati su andreaaiagent.com e utilizzano infrastruttura Bluehost, MySQL e il trasporto di posta del server. L’applicazione è resa disponibile sul distinto dominio andreaai.net mediante infrastruttura Hetzner; Pinecone, Cloudflare, OpenAI e Google Gemini intervengono nei limiti delle funzioni e degli accordi applicabili.

Le operazioni considerate riguardano acquisizione e analisi di documenti e immagini, supporto alla lettura di polizze, stime e bozze di relazione, organizzazione del fascicolo e indicatori ESG solo quando fondati su dati verificabili. Le categorie di informazioni potenzialmente interessate sono: dati di contatto e prospect sul sito; nell’applicazione, dati di pratica, documenti, immagini, note, metadati tecnici e output assistiti dall’IA secondo configurazione e contratto. L’effettivo ruolo privacy, il titolo giuridico e l’ampiezza del trattamento dipendono dal rapporto contrattuale e dalle istruzioni lecite del soggetto che determina finalità e mezzi essenziali.

Definizioni e criteri interpretativi

• «Servizio»: l’insieme delle funzionalità di Andrea AI rese disponibili in base al contratto.
• «Cliente»: la persona giuridica o il professionista che conclude il contratto con Niltech.
• «Utente autorizzato»: la persona fisica abilitata dal Cliente a utilizzare il Servizio sotto la sua responsabilità.
• «Dati del Cliente»: dati, documenti, immagini, istruzioni e ogni altro contenuto conferito o generato per conto del Cliente.
• «Output assistito»: risultato elaborato mediante regole automatizzate o componenti di intelligenza artificiale, soggetto ai controlli indicati.
• «Fornitore ulteriore»: soggetto terzo che presta a Niltech un servizio tecnico rilevante per il perimetro documentato.
• «Incidente»: evento che compromette o può compromettere riservatezza, integrità, disponibilità, autenticità o resilienza.
• «Giorno lavorativo»: ogni giorno diverso da sabato, domenica o festività nazionale italiana.

Obblighi e presidi specifici

1. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a mantenere un inventario separato per sito commerciale e applicazione. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

2. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a classificare ogni tecnologia come necessaria o non necessaria sulla base della funzione reale. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

3. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a bloccare preventivamente tecnologie non necessarie fino alla scelta valida. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

4. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a rendere semplice rifiuto, revoca e modifica delle preferenze. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

5. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a allineare durata dichiarata, attributi cookie e configurazione effettiva. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

6. Niltech, nei limiti del ruolo assunto e ferme le responsabilità del Cliente, provvede a riesaminare inventario e banner dopo ogni nuova integrazione o script. Owner, perimetro, dipendenze, criterio di accettazione ed evidenza sono identificati nel fascicolo applicabile; in loro assenza il presidio non è considerato dimostrato.

Sito commerciale

Il sito usa solo tecnologie necessarie al funzionamento, alla lingua, alla sicurezza e ai moduli effettivamente configurati. Qualsiasi analisi o contenuto di terze parti deve essere censito prima dell’attivazione.

Applicazione

L’applicazione può usare cookie o archiviazione locale strettamente necessari per sessione, autenticazione, sicurezza e continuità del flusso. Non sono destinati alla pubblicità.

Il sito commerciale e la libreria documentale sono pubblicati su andreaaiagent.com e utilizzano infrastruttura Bluehost, MySQL e il trasporto di posta del server. L’applicazione è resa disponibile sul distinto dominio andreaai.net mediante infrastruttura Hetzner; Pinecone, Cloudflare, OpenAI e Google Gemini intervengono nei limiti delle funzioni e degli accordi applicabili.

Consenso e controlli

Tecnologie non necessarie richiedono preventiva valutazione, informativa e, quando previsto, consenso revocabile. Il blocco delle tecnologie essenziali può impedire il servizio autenticato.

Inventario delle tecnologie e responsabilità

Sul sito commerciale possono essere impostati cookie tecnici di sessione e un token anti-CSRF quando l’utente interagisce con moduli o funzioni che richiedono una sessione. Essi servono a instradare correttamente la richiesta e prevenire invii illeciti; non sono utilizzati per profilazione pubblicitaria.

Per ciascuna tecnologia il registro controllato deve indicare nome, titolare, dominio, finalità, dati o identificatori letti, durata, natura propria o di terza parte, base giuridica e modalità di revoca. La qualificazione come “necessaria” dipende dalla funzione concreta e non dalla denominazione attribuita dal fornitore.

Tecnologie non necessarie e gestione del consenso

Analytics non strettamente necessari, pubblicità comportamentale, social plug-in e contenuti di terzi che accedono al terminale non possono essere caricati prima della scelta dell’utente quando il consenso è richiesto. Il banner deve consentire rifiuto e accettazione con pari immediatezza, scelte granulari, prova del consenso e revoca semplice; il diniego non può degradare funzioni non dipendenti dalla tecnologia rifiutata.

Le impostazioni del browser possono cancellare o bloccare cookie, ma non sostituiscono il meccanismo di consenso del sito. Ogni modifica del tracciamento è soggetta a inventario, valutazione giuridica e prova tecnica prima della pubblicazione.

Ripartizione delle responsabilità e limiti di affidamento

Il Cliente garantisce, per quanto di propria competenza, la liceità dei dati e delle istruzioni conferite, l’abilitazione degli utenti, l’adeguatezza delle basi giuridiche e delle informative, nonché la verifica professionale degli output. Niltech resta responsabile delle attività direttamente poste sotto il proprio controllo e non assume le funzioni regolamentari, deontologiche o decisionali proprie del Cliente.

Gli output di Andrea AI hanno natura ausiliaria. Salvo patto espresso e le norme inderogabili, essi non costituiscono parere legale, perizia, decisione assicurativa, determinazione di responsabilità, valutazione creditizia o altro atto riservato. Il destinatario deve esaminare fonti, completezza, coerenza e conseguenze prima di utilizzarli.

Nessuna clausola limita responsabilità che non possa essere esclusa per legge. Fuori da tali ipotesi, imputazione, rimedi, limiti e criteri di quantificazione seguono il contratto applicabile, tenuto conto del concorso del danneggiato, dell’obbligo di mitigazione e della prevedibilità del danno secondo la legge regolatrice.

Prova, riesame, richieste e legge applicabile

Ogni affermazione materiale deve poter essere ricondotta a un contratto, una configurazione approvata, un registro, un verbale, un test, un log o altra evidenza attendibile. Dichiarazioni del fornitore e controlli propri di Niltech sono mantenuti distinti. L’assenza di incidenti non prova, da sola, l’efficacia di una misura.

Le revisioni sono datate, motivate e approvate. Una revisione successiva non modifica retroattivamente i fatti o gli impegni applicabili a periodi precedenti. Le copie pubblicate sono identificate mediante codice, data e impronta crittografica; tali elementi provano l’integrità della copia, non l’efficacia sostanziale dei controlli descritti.

Segnalazioni, richieste di chiarimento, esercizio di diritti e contestazioni possono essere inviati a info@nil-tech.net. Niltech verifica l’identità e la legittimazione quando necessario, registra la richiesta, risponde nei termini applicabili e comunica eventuali proroghe o dinieghi motivati.

Salvo diversa disposizione inderogabile o pattuizione scritta, la legge italiana disciplina l’interpretazione del documento. La versione italiana costituisce il testo di riferimento; la traduzione inglese è fornita per agevolare la consultazione.

Fonti ufficiali

• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
• Direttiva 2002/58/CE (ePrivacy)
• D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 — Codice in materia di protezione dei dati personali
• Garante Privacy — Linee guida cookie e altri strumenti di tracciamento del 10 giugno 2021